Vill du lära dig mer om framtidens arbetsplats? 

Tillbaka till framtiden? Efter förra året, då den globala pandemin skickade stora delar av Sveriges arbetskraft till hemmakontoret nästan över en natt, börjar nu anställda i vissa branscher återvända till kontoret. Men hur kommer dessa kontorsmiljöer, för närvarande nästan en kvarleva från en avlägsen tid, att se ut i framtiden? 

Experter föreslår att våra kontor som vi känner dem idag måste genomgå en strukturell förändring i framtiden för att kunna överleva i det nya normala, samt för att attrahera och behålla kvalificerad personal. Som ett av världens ledande teknologiföretag vet Verizon Business hur kontorsmiljöer kan förvandlas till säkra, prestationshöjande och inbjudande platser tack vare modern teknik, och därmed öka de anställdas tillfredsställelse och produktivitet.  

Nya arbetssätt kräver nya arbetsplatser 

Såhär under det andra året av den globala pandemin är en sak säker: arbetsstrukturer såsom vi hittills har känt dem kommer antagligen aldrig att bli sig lika igen. Åsikterna går isär kring hur och var människor kommer att arbeta i framtiden, men de flesta experter är överens om en sak. Färre och färre kommer att arbeta på kontor och ännu färre kommer att göra det fem dagar i veckan. Det klassiska kontoret verkar dock inte vara riktigt så uträknat som vissa tidigare har förutspått.

Trots allt så kräver många jobb en fysisk närvaro, och det gäller inte bara inom detaljhandels- och tillverkningsindustrin. För det andra så är människor naturligt sätt sociala varelser. Med största sannolikhet kommer kontoret att fortsätta att ha ett existensberättigande, men, de flesta experter är överens om att det måste förändras för att överleva i en flexibel, hybrid arbetsvärld.

Mer kvalitetstid: En av fördelarna med distansarbete

Bland alla de utmaningar som pandemin har medfört så har övergången till en arbetsmiljö på distans inneburit vissa direkt positiva aspekter för många människor också.

Många har sparat mycket tid genom att helt eliminera den dagliga pendlingen till jobbet, samtidigt som de har fått mer tid med familjen. Komfort och produktivitet kombineras således särskilt bra i hemmamiljön.

Men även om många anställda vill behålla ett visst mått av ett hemmakontor i framtiden, så vill de flesta inte helt avstå från de mänskliga relationerna och fördelarna med att arbeta tillsammans på kontoret.

Flexibel efterfrågan: Här är vad som motiverar människor att byta jobb

Enligt resultaten från EY Work Reimagined’s medarbetarundersökning 2021 vill nio av tio anställda ha mer flexibilitet kring var och när de arbetar i framtiden. Om de fick välja skulle över hälften av de tillfrågade medarbetarna (54 procent) föredra flexibilitet när det handlar om att fastställa sina arbetstider, 40 procent skulle vilja se denna flexibilitet i deras val av arbetsplats. Intressant nog, och inte bara i ljuset av det ständiga ”kriget” om talanger, är att människor verkligen är villiga att byta jobb för att få denna flexibilitet. Faktum är att millenniegenerationen är dubbelt så benägna att göra det som babyboomgenerationen.

Verizon Business anser att om arbetsplatsen i fråga kan göra skillnad mellan att tappa och behålla anställda, så bör det vara högsta prioritet för företag att göra rätt. Den goda nyheten är att en omstrukturering av arbetsplatsen inte ens behöver blir särskilt turbulent eller medföra höga kostnader.

Hur ska du då göra det på rätt sätt? Verizon Business råder alla företag att börja med att se över sina mål. Vad behöver en modern arbetsplats åstadkomma i framtiden?

Flexibilitet gör människor lyckligare

Under pandemins gång har många upplevt att hemmakontorets friare disponering av tid passade dem bra och därför finns en stor önskan om att kunna bibehålla flexibiliteten i att själv kunna bestämma när det är dags att arbeta, även på kontoret. I slutändan är detta också ett viktigt inslag till lycka och mentalt välbefinnande. Verizon Business anser att välbefinnande med rätta ligger högst upp på prioriteringslistan för framåtblickande företag. Att uppfattas som en medarbetarcentrerad arbetsgivare är avgörande för att attrahera och behålla de bästa talangerna - oavsett i vilken bransch du befinner dig.

Produktivitet: Hemmakontor nästan över en natt

Händelserna i samband med COVID 19-pandemin visade att det är viktigt att ha rätt teknik på plats för långsiktig hållbarhet. Organisationer med en smidig infrastruktur kunde anpassa sig snabbt redan förra våren, vilket möjliggjorde för dem att upprätthålla både sin verksamhet och kundservice.

I början av mars 2020, som ett exempel, började Verizons centraliserade krishanteringsteam förbereda sig för den potentiella effekten av avbrott i verksamheten. Verizons ledning informerades om planerna den 11 mars, följt av företagets övriga anställda.

– Måndagen den 16 mars var alla de vi ansåg kunde arbeta hemifrån inställda på att faktiskt också arbeta hemifrån. Den 23 mars arbetade hela 115 000 medarbetare hemifrån, i stället för cirka 4000 av 135 000 globalt, som det brukade vara innan, säger Fredrik Hallenborg, Associate Director, Norden, på Verizon Business.

Under processen möjliggjorde Verizon inte bara för många anställda att fortsätta utföra sina vanliga jobb hemifrån, utan många anställda kunde även flyttas över till nya roller. Exempelvis kunde detaljhandelsanställda som drabbats av utbredda butiksnedläggningar ta på sig andra uppgifter, såsom telefonsupport.

Vill du lära dig mer? 

Den hybrida arbetsmiljön: Från planering till implementering

När väl målen som en modern kontorsmiljö ska uppfylla är definierade är det dags att gå vidare till den faktiska implementeringen av omstruktureringen. 

Fredrik Hallenborg fortsätter:

– Varje företag bör fråga sig vad som fungerar bra på just deras arbetsplatser och vad som behöver bytas ut, anpassas eller utvidgas.

Med hjälp av teknologi kan exempelvis kontorsrum planeras och hanteras smidigt. Även besöksdata kan registreras enkelt och säkert. Således vet de anställda även att de skyddas på bästa möjliga sätt på kontoret.

Moderna system baserade på virtuell och augmented reality-teknik är betydligt effektivare i detta avseende än konventionella rumsbokningssystem, då de använder sensorer för att upptäcka vilka rum som faktiskt används och inte bara vilka som är fullbokade. Samma sensorer kan också användas för att spåra rumsbeläggning och utfärda en varning vid överbelastning.

– Vad som är bra med att ha rätt teknik är att den inte bara kan förbättra säkerheten och samarbetet på din arbetsplats, utan även göra ditt jobb enklare,” säger Fredrik Hallenborg. 

– Säg farväl till arbetskrävande underhållsuppgifter. Sensorer kan hjälpa dig att planera och hantera rengöring av gemensamma utrymmen på ett intelligent sätt. Användes skrivbordet nyss? Sensorer kan omedelbart känna av, avbryta beläggningen och generera en varning om att de behöver rengöras.

Artificiell intelligens (AI) och maskininlärning (ML) kan också bidra till att förbättra övervakningen utan att samtidigt öka arbetsmängden. Ansiktsigenkänningssystem kan till exempel ersätta befintliga säkerhetssystem, vilket eliminerar kontaktbehovet och minskar riskerna med stulna identiteter och s.k. tailgating – där en obehörig besökare smyger in bakom någon.

Trots all motiverad optimism varnar Verizon Business också för att en sådan här moderniseringsprocess är komplicerad att genomföra och kräver mycket kunskap och expertis. 

– Att implementera smarta rum och åtkomstkontrollsystem med ansiktsigenkänning handlar inte bara om kameror och sensorer. Dessa system måste integreras med befintliga affärssystem - oavsett om det handlar om fysisk säkerhet eller personalregister. När allt kommer omkring vill du inte lägga till många inkompatibla nya system med olika gränssnitt och autentiseringskrav, förklarar Fredrik Hallenborg. 

– Du måste även samla ihop alla de data som kommer in på ett organiserat och snabbt sätt för att kunna hantera de stora datamängderna.

Men oavsett om det gäller ny säkerhetsteknologi eller samarbetslösningar är det osannolikt att system som är opålitliga eller svåra att använda kommer att attrahera användarna – särskilt om de är utformade för att ersätta en befintlig lösning.

Fredrik Hallenborg summerar: 

– Det är viktigt att välja partners, implementera tekniker och utforma planer som gör att du kan anpassa dig till alla de förändringar som demografi, konsumentpreferenser och ett konkurrensutsatt landskap medför. Utvärdering av en kontorsmiljö kan förbättras avsevärt med hjälp av realtidsdata du får via smarta sensorer och videoanalyser. Och detta kan i sin tur hjälpa dig att utveckla en detaljerad förståelse för din kontorsfastighet och hur den används. Om något inte fungerar så som du trodde det skulle göra kan ny teknik hjälpa dig att snabbare identifiera och justera detta snabbare.

Det är förmodligen denna snabbhet och den smidighet som möjliggörs, som är den viktigaste ingrediensen för framgång när det gäller framtidens arbetsplats.

Vill du lära dig mer om framtidens arbetsplats?