De senaste veckorna har många bostadsrättsföreningar hört av sig till förvaltningstjänstebolaget Sveriges BostadsrättsCentrum med frågor om den annalkande årsstämman. På grund av coronaläget har en del valt att skjuta upp sina stämmor till slutet i juni, medan andra satsar på att hålla årets stämma som planerat - men i digital form.
”Vi märker att många undrar vad som gäller och vad man får och inte får göra om stämman är digital. Även om möjligheten att arrangera stämman digitalt har funnits tidigare, har det inte alls varit vanligt att man väljer att hålla den så. Många uppskattar ju att möta sina grannar fysiskt och kunna diskutera”, säger Stefan Lindberg bolagsjurist på Sveriges BostadsrättsCentrum.
I Sverige måste föreningar enligt lag hålla sina årsstämmor inom sex månader efter räkenskapsårets slut, men många vill samtidigt vara ansvarsfulla och begränsa smittspridningen. För att underlätta för föreningar att trots rådande läge hålla sina stämmor, infördes i veckan en tillfällig lag som utökar möjligheterna att delta på årsstämman genom ombud eller via poströstning.
”Tidigare har det varit begränsat vem som kan vara ombud, men nu utökar man alltså vem som kan företräda en på årsstämman och personen har också rätt att företräda fler, oavsett vad som står i stadgarna. Det innebär att man kan begränsa antalet personer som närvarar fysiskt, och underlättar för personer i riskgruppen att vara aktiva medlemmar.”
Stefan Lindberg uppmuntrar föreningar att i år hålla sina årsstämmor digitalt, men höjer också ett varningens finger; för det finns många fallgropar att undvika när stämman hålls online. Till exempel måste stämman arrangeras från en fysisk plats.
”Den kanske vanligaste missuppfattningen är att stämman kan hållas var som helst om den är digital. Men man måste kalla till möte på den ort där föreningens styrelse har sitt säte. Kallar man till en plats långt bort från föreningens hus försvårar man för medlemmarna att närvara och styrelsen har inte rätt att porta medlemmar”, säger han och fortsätter:
”Man ska inte heller underskatta de tekniska riskerna. I föreningen kan det finnas personer som inte har eller förstår tekniken och därmed inte kan närvara.”
Det leder automatiskt in på en tredje punkt där det är lätt att trampa snett.
”När alla ansluter sig hemifrån kan man inte kontrollera vilka som närvarar, vilket innebär att någon obehörig kan sitta med i rummet. Då gäller det att stämman formellt godkänner att utomstående deltar.”
