När coronapandemin bredde ut sig uppstod ett problem för många bostadsrättsföreningar. Plötsligt blev det svårt att hålla sina stämmor inom den tid som lagen föreskrev.
Efter en tillfällig lagändring i maj, då det blev tillåtet att genomföra föreningsstämma digitalt, tog Riksbyggen fram en helt ny tjänst.
– Rent tekniskt har det varit möjligt länge att hålla digitala möten, men det har inte funnits någon lag som har gjort det möjligt att ha en digital stämma. Men när lagändringen kom såg vi möjligheten att lösa ett problem för våra kunder, säger Anna Rosén, affärsutvecklare på Riksbyggen.
Med tjänsten ”Digital stämma” kommer ett webbaserat administratörsgränssnitt där man skapar, bjuder in till, och genomför stämman. Dagordning och bilagor som ekonomiska dokument och motioner laddas upp i förväg så att medlemmarna kan läsa igenom dem innan mötet, precis som vid en vanlig stämma. När stämman väl genomförs loggar boende och styrelse in med Bank-ID i en app i sin surfplatta eller mobil. Även omröstningar sker i appen.
– Det finns även möjlighet att vara med via en webbapplikation om man endast har tillgång till dator. Det enda som krävs är internet, säger Anna Rosén.
Det finns tre olika upplägg på den digitala stämman, från att styrelsen själv sköter all administration till att Riksbyggen tar hand om allt och dessutom tillhandahåller en sekreterare.
– Vill man ha vår hjälp kan man verkligen luta sig tillbaka och låta oss sköta förberedelser, själva stämman och efterarbetet. Man kan välja den nivå man känner sig bekväm med. Och tjänsten gäller inte bara föreningar vi förvaltar idag, utan alla bostadsrättsföreningar är välkomna.
Många fördelar med digital stämma
Fördelarna med tjänsten ”Digital stämma” är många. En är såklart att medlemmarna kan rösta digitalt och att styrelsen får ett bra underlag för röstlängd och hur medlemmarna har röstat i olika frågor. Till skillnad från exempelvis poströstning, vilket är en lösning en del föreningar har prövat, går det att rösta om och diskutera saker som kommer upp spontant under mötet vilket kan öka engagemanget. Det är också enkelt att delta, vilket gör att det blir mer demokratiskt.
– Jag tror att väldigt många bostadsrättsinnehavare som vanligtvis inte valt att prioritera att gå på en stämma nu kan tänka sig att vara med, eftersom det går att koppla upp sig från soffan på ett enkelt sätt. På så sätt ökar delaktigheten och demokratin.
Dessutom har Riksbyggen med sina 80 års erfarenhet av förvaltning bra koll på föreningsjuridik.
– Vi har kvalitetssäkrat hela flödet så om man använder det här verktyget kommer man med all säkerhet att göra rätt.
Möjligt att genomföra teststämma
För de som önskar finns möjligheten att ha en teststämma innan den riktiga för att känna på verktyget. Något som BRF Kemisten i Umeå gjorde när de använde tjänsten för sin förening med 235 lägenheter.
– Det hjälpte väldigt mycket eftersom vi då kunde förklara hur appen fungerade, och lösa eventuella problem innan den riktiga stämman, säger Christoffer Sjölund, ledamot i styrelsen.
Han konstaterar att appen är lätt att hantera som administratör. Att det gick att ladda upp de röstberättigade från fil var enligt honom nödvändigt för att slippa skriva in flera hundra personer.
– Appen är enkel att använda och verkar ha utvecklats för att folk ska undvika att kunna klicka fel. Det känns väldigt tryggt.
Läs om hur din förening skaffar tjänsten Digital stämma
Det här är Riksbyggens tjänst ”Digital stämma”
*Efter en tillfällig lagändring den 18 maj är det tillåtet att genomföra föreningsstämma digitalt, i kombination med möjlighet till fysisk närvaro eller poströstning.
*Riksbyggen har tagit fram tjänsten ”Digital stämma”, delvis påskyndat av coronautvecklingen men också för att svara upp mot behov de identifierat hos sina kunder.
* Alla handlingar, dagordning, årsredovisning och motioner finns i en app. Samtliga beslut och omröstningar görs i tjänsten.
* Kamera, mikrofon, internetuppkoppling och BankID är allt som krävs för att få tekniken att funka.
*Det finns tre olika varianter av Digital stämma; Bas, Grund och Premium. Vid Bas sköter föreningen själv all administration, vid Grund ansvarar Riksbyggen för administration inför, under och efter stämman och vid Premium ingår även en sekreterare vid stämman.
*När många bostadsrättsföreningar haft bokslut börjar de planera för vårens föreningsstämma. De flesta stämmor äger rum i april och maj.
