Synch Advokat är en affärsorienterad advokatbyrå som har innovation och teknologi som en viktig del av verksamheten. Byrån underlättar hanteringen av juridiska frågor genom tekniska lösningar. Det innebär att Synch kan arbeta närmare sina kunder jämfört med traditionella advokatbyråer.
– Som i många andra delar av samhället kommer sådana här tekniskt avancerade lösningar även bli mycket viktiga inom juridiken. Därför vill vi ligga i framkant och visa vilka möjligheter det finns med den nya tekniken, säger Magnus Sundqvist, Head of Digital Services, Synch Advokat.
Verktyget, som baseras på AI och djupinlärning, används för granskning av Data Processing Agreements, DPA, eller personuppgiftsbiträdesavtal. Alla företag som delar personuppgifter på något sätt måste sluta sådana avtal. Verktyget kan indikera om kraven i dataskyddsförordningen GDPR efterlevs, och om de inte gör det kan verktyget tala om vad som är felaktigt. Granskningen tar några sekunder. Kvaliteten blir högre än vid manuell granskning.
För att utveckla lösningen har Synch fått stöd av Vinnova, Sveriges innovationsmyndighet.
– Syftet med lösningen är dels att vi ska kunna använda den själva, dels att vi ska sälja den till kunder, säger Magnus Sundqvist. Allt för att skapa värde för våra kunder. Än så länge granskar verktyget bara avtal som är skrivna på engelska då detta är den största marknaden. Med tiden kommer fler språk läggas till.
Synch har tagit fram AI-lösningen i samarbete med tre av sina kunder. En av dem är Dustin, en ledande onlinebaserad IT-partner med verksamhet i Norden och Nederländerna.
– Vi tycker att det här är ett spännande sätt att både effektivisera våra processer och att öka kvaliteten på dem. Lösningen stöder vår vision att möjliggöra för våra kunder att ligga i framkant, säger Sara Edlund, chefsjurist, Dustin.
Med cirka 450 000 kunder och 2 800 tillverkare sluter Dustin ett stort antal avtal. En stor del av dem är standardavtal. De avtal som avviker från standardavtalen behöver granskas.
– Vi sluter avtal som behöver granskas i stort sett varje dag. I samband med att GDPR trädde i kraft behövde ett stort antal DPA slutas med såväl leverantörer som kunder, och det visade sig att den manuella granskningen av DPA är mycket tidskrävande. Behovet av att effektivisera avtalshanteringen kommer öka med utvecklingen av vår affär, säger Tomas Gate, försäljningschef, Dustin.
– Därför insåg vi att ett smart digitalt verktyg som kan automatisera vår DPA-granskning var en klockren lösning för oss, säger Sara Edlund.
Ett avtal på tio sidor kanske tar två timmar att granska manuellt. Det kan jämföras med AI-verktyget som klarar av granskningen på i genomsnitt tre sekunder. Om avtalet inte uppfyller kraven i GDPR får användaren tillbaka det med kommentarer, till exempel att två specificerade uppgifter saknas.
– Lösningen innebär att vi kan spara mycket tid, säger Sara Edlund. Men det innebär också att vi kan uppnå en jämnare kvalitet i granskningen. När man granskar manuellt kan resultatet påverkas av personlig riskaptit och dagsform.
AI-verktygets träffsäkerhet ligger uppåt 99 procent, vilket är högre än vid manuell granskning.
– Men det kommer alltid krävas en viss manuell hantering, säger Sara Edlund. Vi kommer göra stickprovskontroller för att säkerställa att granskningen håller hög kvalitet, och analysen av avvikelser kommer fortsatt ske manuellt.
– AI-lösningen är också positiv för Dustins kunder och leverantörer eftersom lösningen innebär en effektivisering och förenkling av affärsflöden, säger Tomas Gate.
Synch har sedan tidigare utvecklat ett annat AI-verktyg, Privacypolicycheck.ai, som företag kan använda för att granska om deras integritetspolicy följer bestämmelserna i GDPR. Denna tjänst finns på Synchs webbplats och kan användas gratis av vem som helst.
– Än så länge har vi bara tagit de första stegen. Vi kommer utveckla det nya AI-verktyget så att det blir ännu mer avancerat. Vi kommer också utveckla liknande verktyg för andra typer av avtal och dokument, säger Magnus Sundqvist.
