Det är inte bara en eller annan personal- och fastighetschef som just nu skrapar sig i huvudet om hur man borde hantera en gradvis och trygg retur till kontoren. Trenden framöver verkar gå mot att företagen ser sig ha en stor del av sin personal på kontoret 2-3 dagar i veckan, medan övriga dagar spenderas på distans. Det här skapar frågeställningar kring hur stora kontorslokaler vi behöver framöver – och datan fattas för många.
Fysiska möten innebär fortfarande en viss smitto- och hälsorisk med nya vågor av virusvarianter kring hörnet. Vidareutveckling av existerande smarta digitala kontorslösningar, för att stötta en tryggare retur till kontoret, har därför varit i fokus det senaste året hos PropTech företaget Rapal, som även själva står inför samma problematik.
– Vi har själva jobbat med detta i ett tiotal år, och lärt oss en hel del tillsammans med våra kunder genom åren, säger Pontus Kihlman, Head of Business Development för Optimaze på Rapal. Med vårt försprång vet vi nu att företag, med testade lösningen Optimaze Worksense, kan få smarta verktyg för att hantera sin personalkapacitet och säkerställa att alla håller rätt avstånd via öppen, transparent och visuell kommunikation via en ’digital tvilling’ av kontoret.
Smart Officelösning
Optimaze Worksense är en smart office-lösning med tillhörande mobilapp som gör det möjligt att lätt boka och avboka skrivbord, mötesrum eller lediga parkeringsplatser redan innan man har gått hemifrån. Det går även att kolla den egentliga närvaron eller luftkvaliteten i realtid, med data från sensorer. På så vis kan en anställd känna sig trygg innan de bokar en plats och lämnar hemmet, och behöver inte utsätta sig för onödiga risker i exempelvis tunnelbanan, om kontoret redan är fullbokat.
– Det behöver finnas möjligheter att via tekniska verktyg finna och dela på resurser, göra smidiga felanmälningar, eller ha koll på aspekter såsom luftkvaliteten på kontoret. Den ”digitala assistenten” tar bort friktion så som onödigt resande och sökande som inte har något mervärde och som inte bidrar till arbetet.
Analys av IoT-data
Därefter gäller det att följa upp långsiktigt – med Optimaze Worksense mäter och analyserar man IoT-data kring hur resurserna används. Detta ger insikter som sedan kan ligga till grund för att planera ett hållbarare, effektivare och mer kostnadseffektivt kontor.
– Vi hjälper till att optimera arbetsplatser ur både miljö-, kostnads- och medarbetarperspektiv, baserat på kontinuerligt insamlad data så att miljön stödjer organisationens framtida sätt att arbeta. Allt det här kan låta komplext, svårt och dyrt – men det tar endast en dag att lägga upp systemet, och kostnaderna ligger kring ”en kopp latte per medarbetare” i månaden.
I större skala, möjliggör Optimaze också en hel del annat inom fastighetsförvaltning. Ungefär 40 miljoner kvadratmeter av digitaliserade bottenplaner, över 30.000 hyreskontrakt och 1,6 miljarder euro årlig fastighetsomsättning optimeras och förvaltas idag med hjälp av programmet runt världen i 40 länder.
Läs mer om smarta lösningar och Optimaze Worksense
