Dokumentera är ett konsultbolag som specialiserar sig på teknisk dokumentation och informationshantering. Sedan starten 2007 har de växt till ett 30-tal medarbetare som dagligen hjälper företag att tillgodogöra sig de nya digitaliserade flödena.
– Vi kommer in i gränslandet mellan användare och teknik, vår främsta uppgift är att hjälpa användare att lära sig använda de digitala flödena på rätt sätt för att säkerställa effektivitet, informationssäkerhet, sekretess och GDPR, säger Per.
Ger verksamheten stöd
Det viktigaste att tänka på som företag är att få med sig hela verksamheten på tåget och där spelar Dokumentera en viktig roll. Genom att ge verksamheten stöd ser de till att företaget får full effekt av den tekniska investering de gör.
– Den största risken är att man satsar hårt på tekniken men glömmer verksamheten, vilket ofta resulterar i att man inte kan tillgodogöra sig tekniken. Vi hjälper företag att se till att processer, rutiner och instruktioner är dokumenterade och tillgängliga som stöd för personalen, säger Per.
Väletablerad metod
I Dokumenteras arbete ingår först att stödja ledning och chefer på strategisk nivå för att förstå hur verksamheten ska dokumenteras, och sedan dess IT-stöd med hjälp av processer, rutiner, instruktioner samt styrande dokumentation. Det viktiga här är att definiera omfattningen på dokumentationsarbetet, och det är här som många går vilse, menar Per.
– Det kan vara svårare än man tror att hitta en rimlig nivå och många tänker inte på att det är lika viktigt att kunna begränsa som att kunna inkludera. Dokumentera tillräckligt, men inte mer!
Problemet med för mycket dokumentation är att den kontinuerligt måste underhållas och uppdateras och då måste det finnas resurser för detta. Per lyfter vikten av att låta dokumentationen bli en del i det vardagliga arbetet – både när det gäller ny dokumentation och att gallra bort det som inte längre gäller. Med ett tydligt och genomarbetat regelverk kan företaget sedan låta verksamheten bli mer självgående när det kommer till den vardagliga dokumentationen.
– Framför allt jobbar vi stenhårt med att förenkla och göra de nya rutinerna begripliga för verksamheten – för att säkra framgången av verksamhetens digitala förändringsarbete, avslutar Per.
Fakta
Dokumentera är ett konsultföretag specialiserat på att hjälpa företag och organisationer att bli mer effektiva och framgångsrika med att, såväl strategiskt som operativt, analysera, skriva och organisera information och teknisk dokumentation.
