Läs mer om hur andra företag använder Workiva för finansiell- och hållbarhetsrapportering här.
Kraft Heinz är USA:s tredje – och världens femte – största livsmedelsföretag och har nästan 200 dotterbolag utanför USA. De åtta största varumärkena i produktportföljen – som omfattar alltifrån ketchup till ost – omsätter över 10 miljarder kronor vardera.
Verksamhetens storlek och komplexitet innebär en utmaning när det gäller att rapportera och konsolidera månadsbokslut, delårsrapporter och årsredovisningar, konstaterar, konstaterar Luke Templeman, som är Financial Reporting Manager på Kraft Heinz.
I jakten efter ett sätt att förenkla arbetet och leverera enhetliga och kvalitetssäkrade rapporter gick Kraft Heinz över till Workiva – en molnbaserad plattform som effektiviserar insamling och delning av data som används i finansiell- och hållbarhetsrapportering.
– Innan vi gick över till Workiva kunde våra finansiella rapporter se väldigt olika ut. Trots att vi la ner mycket tid på att kvalitetssäkra data och uppfylla alla regelkrav var det frustrerande att inte kunna leverera konsekvent och enhetlig rapportering till olika intressenter på olika marknader, säger han.
Efter bytet slipper han och hans kollegor att lägga tid på att uppdatera och dela information genom att klippa och klistra mellan olika kalkylblad. Samtidigt säkerställer de att den information som presenteras för olika marknaden uppfyller både nationella och globala regelkrav, konstaterar Luke Templeman.
– Nu tar det mig två till tre timmar att göra klart ett delårsbokslut för vidare spridning internt. Tidigare tog det mig flera dagar.
Automatiska uppdateringar
En annan fördel är att alla uppdateringar sker automatiskt.
– Det känns tryggt att veta att nya data som läggs in automatiskt uppdateras på alla relevanta ställen. Man riskerar inte att missa eller glömma siffror, och vi känner oss mer bekväma med den information vi lämnar över till revisorerna.
Att den finansiella rapporteringen har blivit konsekvent och enhetlig uppskattas även av de controllers och chefer som ska kontrollera och godkänna den.
– Nu kan chefer och ledningsgrupper när som helst gå in på Workiva och snabbt skaffa sig en överblick av läget, säger han och konstaterar att Heinz Kraft har fått en plattform som matchar koncernens spridning och komplexitet:
– Rapportering och redovisning ska inte vara en ad hoc-process på ett företag i vår storlek. Med Workiva har vi fått ett standardiseringsverktyg som gör att jag slipper ägna timmar åt att formatera och dubbelkolla ny information som läggs in. Om jag skapar en ny tabell vet jag att den ser enhetlig och professionell ut i alla rapporter där den förekommer.
Taggning och översättning
I enlighet med EU:s nya ESEF-regler (European Single Electronic Filing) ska finansiell information taggas elektroniskt, via så kallad XBRL-kodning. Detta tar den nya plattformen automatiskt hand om.
– Vår skattechef drog en suck av lättnad när han insåg att det numera sker automatiskt.
Det stora antalet dotterbolag i många olika länder kunde tidigare leda till språkförbistringar.
– För att lokala chefer skulle kunna förstå och godkänna noter och kommentarer i boksluten behövde rapporterna översättas manuellt till olika språk. Nu tar Workiva hand om detta, vilket sparar massor av tid.
Registrera dig till Workivas nya webinar-serie med PwC som startar den 14 februari. Läs mer här.
