1515
Innehåll från Visma SpcsAnnons

Frigör tid och få kontroll – med hela företaget i fickan

Import, lager, resor, vinprovningar.

Egenföretagaren Pernilla Nilheim importerar hantverksviner från små vingårdar i Italien – och det är många delar av verksamheten som ska synka.

Hur syr man bäst ihop ett litet företag digitalt och får nytta av det vid deklarationen? Här är expertens tips.

Läs mer om att arbeta digitalt 

Pernilla Nilheim bor i Stockholm men Italien är hennes ”andra hem”. Hon har bott i Toscana i tre år och drivit en italiensk restaurang på Södermalm i sju år. Sedan 2016 har hon företaget Vinolio och importerar hantverksviner från Italien.

– Jag köper från små gårdar som jobbar med väldigt uttrycksfulla viner i liten skala. Druvorna odlas på gården, plockas för hand och vinbönderna jag samarbetar med värnar om miljön i sitt arbete i vingården och använder så lite påverkan som möjligt under tillverkningsprocessen. De brinner verkligen för sitt hantverk.

Vad är det bästa med att driva eget?

– Att få möta vinbönderna och uppleva allt från start: vara med och skörda, se hur de bor, hur de tänker. Det är en person bakom dryckerna, ingen industri – att få ta med det hem och förmedla vidare är fantastiskt!

Pernilla har inga anställda, och jobbet innefattar import, försäljning, lager, resor, föreläsningar, vinprovningar. Hur jobbar hon då digitalt?

– Socialt är jag aktiv digitalt – jag är i ständig kontakt med vinbönderna och jag berättar om min verksamhet på sociala medier. För ekonomin har jag en revisor som automatiskt får mina fakturor via Visma Spcs. 

Ha papperslöst som motto - även inför deklarationen

Många egenföretagare har – liksom Pernilla – massor av bollar i luften.

– Mitt bästa tips för att göra företagslivet enklare och smidigare – och frigöra tid och energi till själva verksamheten – är att ha en digital strategi, säger Helene Struthers, expert inom digitala ekonomiprocesser vid Visma Spcs, och fortsätter:

– Ställ in dig på att sköta hela företaget digitalt, inte bara vissa delar – så att du har hela företaget i mobilen eller datorn. Skaffa ett digitalt bokföringsprogram som också har ett deklarationstillval. Då får du hjälp med bokföringen löpande och det mesta är klart inför deklarationen. I ett sådant deklarationsprogram får du stöd att göra saker i rätt ordning, med checklistor att följa – så när det är dags att deklarera handlar det mest om att trycka på en knapp.

Helene Struthers, expert inom digitala ekonomiprocesser vid Visma Spcs.
Helene Struthers, expert inom digitala ekonomiprocesser vid Visma Spcs.

Slipp krånglig administration

Genom att ha företaget i mobilen blir du platsoberoende och mer snabbfotad.

– Du behöver inte längre åka till det fysiska kontoret och ta fram en pärm, öppna en låda eller kika på post-it-lapparna där. Du blir mer uppdaterad gentemot dina kunder – till exempel om du som Pernilla har ett lager, då kan du direkt titta in i lagret i mobilen och se vilka varor du har tillgängliga om du får en fråga.

Men den kanske största fördelen är att du frigör tid från krånglig administration och slipper dubbelarbete som orsakas av att företagets olika delar inte synkroniserar, menar Helene.

Vilka är de vanligaste tidstjuvarna?

– Många företagare får sina intäkter som en klumpsumma på bankkontot, och klickar sen in på bankgirot och kollar: Vem har betalat? Sen går man in i sin bokföring och prickar manuellt av vilka fakturor som betalats och bokför vilka inbetalningsbelopp man fått in. Det kan ta timmar varje vecka. Lösningen är att koppla bankkontot till ditt digitala bokföringsprogram så att både in- och utbetalningarna bokförs automatiskt. Då behöver du bara reagera på avvikelser.

– En annan klassiker är att samla kvitton på hög och att knappa in informationen i efterhand. Det tar tid och finns risk att du glömt viktiga detaljer. Lösningen är att fota varje kvitto direkt i samband med köpet och låta uppgifterna scannas av digitalt. Då får du både en bild och ett färdigt bokföringsförslag till din redovisning, utan någon som helst ansträngning. Allt ligger redo och är på plats inför deklarationen.

Handlar man – som Pernilla Nilheim – med andra valutor kan det vara tidsödande att på egen hand beräkna summan som ska bokföras i SEK i exakt den kurs som var aktuell vid köpet eller försäljningen.

– Lösningen är att koppla sitt valutakonto hos banken till bokföringen samt att få växelkursen serverad och beloppen beräknas automatiskt i redovisningen. Det sparar enormt mycket tid och huvudvärk.

Så kommer du igång enkelt

Men hur börjar man? Här är Helene Struthers tips:

• Bestäm dig för att göra allt digitalt: från anteckningar till att plocka fram information och sköta ekonomin.

• Investera i ett smart digitalt bokföringsprogram. Då får du mycket på köpet om du är på språng och har tusen saker i huvudet, ditt program påminner dig direkt i mobilen exempelvis när det är dags för momsdeklaration och om du har fakturor att betala. Skaffa bankkoppling så att alla händelser på banken bokförs automatiskt. 

• Bli digital steg för steg. Börja med det mest fysiska och analoga arbetet. Skapa ett system för hur du digitaliserar alla kvitton, leverantörsfakturor och andra analoga underlag som hör till företaget.

• Skapa digitala mappar på webben i en drive, fota allt du har i handen och lagra direkt till din drive eller din bokföring. Gör det i realtid, lägg det inte på hög Då blir det lätt att hitta om du ska styrka avdrag eller om du behöver visa upp något för exempelvis Skatteverket..

• Sträva efter att inte knappa in några uppgifter, låt programvarorna sköta det. Ta emot fakturor rakt in programmet. 

• Ha som mål att de olika delarna i ditt företag ska integreras, så att du inte gör saker två gånger: exempelvis webbshop, kassalösning och lagersystem.

• Lägg till ett deklarationsprogram i din digitala bokföring. Då får du hjälp att göra saker i rätt ordning, göra beräkningar, du får checklistor att följa – så när det är dags att deklarera handlar det mest om att trycka på en knapp.

• Ta hjälp av en redovisningskonsult eller annan expert om du känner dig osäker. Att rätta fel i efterhand kan bli dyrt, utnyttja det fantastiska i att dela data i realtid med en kunnig person.

Vanligaste hindret för en egenföretagare?

– Känslan av att man inte har tid att ställa om till digitala arbetssätt, och att man inte förstår hur man ska effektivisera sina processer. Då kommer man långt med att prata med sin systemleverantör för bokföringen. Man behöver inte göra allt på en gång, ta ett steg i taget och be att få hjälp att koppla på de färdiga smarta lösningar som finns till ditt bokföringsprogram.

Viktigaste vinsterna?

– Att du frigör tid och energi till din verksamhet som du brinner för, och kan få mer fritid. Med en digital strategi blir det enklare både i den löpande administrationen och framför allt inför bokslut och deklaration, när all data finns tillgänglig. Du får kontroll, vilket gör dig tryggare – och jobbet blir roligare. Du vet hur ditt företag går ekonomiskt, och det blir enklare att våga göra en större satsning eller ett större inköp för att skala upp företaget. 

Gör deklarationen själv – direkt från deklarationsprogrammet Visma eEkonomi 

 

 

Mer från Visma Spcs

Artikeln är producerad av Brand Studio i samarbete med Visma Spcs och ej en artikel av Dagens industri

Det verkar som att du använder en annonsblockerare

Om du är prenumerant behöver du logga in för att fortsätta. Vill bli prenumerant kan du läsa Di Digitalt för 197 kr inkl. moms de första 3 månaderna.

  • Full tillgång till di.se med nyheter och analyser

  • Tillgång till över 1100 aktiekurser i realtid

  • Innehållet i alla Di:s appar, tjänster och nyhetsbrev

3 månader för
197 kr
Spara 1000 kr

Prenumerera

Redan prenumerant?