Offentlighetsprincipen är central i den svenska rättsordningen. Den innebär bland annat att allmänheten och media, har rätt att ta del av allmänna handlingar. Men för att kommuner, regioner och statliga verk dvs myndigheter ska kunna lämna ut dessa behöver man maska sekretessbelagda uppgifter så som till exempel namn och personnummer. En tidskrävande process. I en marknadsundersökning som Team Nordiq gjorde visade det sig att många fortfarande gjorde detta manuellt.
– Vi frågade ett 40-tal kommuner, regioner och statliga verk om hur de arbetade med detta? Det visade sig att cirka 40 procent av de tillfrågade skrev ut på papper, gick igenom hela dokumentet och jobbade med överstrykningspenna för hand, sedan scannades dokumenten för att kunna skickas digitalt. En tidskrävande och icke hållbar metod, säger Stefan Larsson, vd och konsult på Team Nordiq, som erbjuder tjänster och lösningar inom informationshantering.
Han såg att både offentligsektor och privata bolag hade ett behov av att jobba med detta på ett enklare och mer hållbart sätt. Något som resulterade i en programvara som gör maskningen digitalt.
– Vi har en stark plattform i botten som vi tillsammans med vår partner Centercom och kunder vidareutvecklat och optimerat för att passa maskningsbehovet inom den offentliga sektorn. Våra kunders synpunkter och önskemål är mycket viktigt för oss, vi kan snabbt genomföra förändringar och även utveckla nya tillägg efter våra kunders behov, säger Stefan Larsson och fortsätter:
– Den fria testperiod som vi erbjuder, har gett oss värdefull feedback från våra kunder om digital maskning. Många har berömt oss för vår kraftfulla funktionalitet samt hur användarvänligt och enkelt det är att arbeta med maskningen.
Tar bort all maskad data
Processen är mycket enkel. Programvaran installeras hos kunden som sedan kan använda Digital Maskning, som fristående produkt eller integrerad i respektive verksamhetssystem där användaren når programmet på intranätet via sin vanliga webbläsare. Programvaran fungerar för ca 80 olika filformat och klarar stora dokument på över 500 sidor. Den ger automatiska förslag på vilken känslig information som föreslås att ta bort men det går också att söka manuellt med ord man själv väljer. Med ett klick maskas vald text, bild eller logotypen, som ersätts av en svart ruta.
– Genom den digitala maskningen tar man bort all data, det ligger inte kvar någonting under, säger Stefan Larsson.
Han ger exempel på när man har kunnat ”se igenom” maskning som gjorts med överstrykningspenna. Det är alltså inget man riskerar vid användandet av Digital Maskning. Det går också att hänvisa till respektive sekretessparagraf eller lägga in en text om vad som tidigare funnits bakom den svarta rutan.
Hållbart
Det digitala arbetssättet är enkelt och spar som sagt tid men även miljön.
– Det är så många områden som har ett ökande behov av att jobba med det här, myndigheter, banker och privata företag. Utöver sekretessbelagda uppgifter gäller det allt från upphandling, till rekrytering, eller leverantörer som vill ta del av anbud och offerter. Då är det en fördel med det digitala arbetssättet som minskar pappersförbrukningen och miljöpåverkan som följd, avslutar han.
Om Team NordiQ:
Team NordiQ är ett svenskt företag med över 20 års erfarenhet och kompetens inom informationshantering med anpassade konsulttjänster, system och lösningar. Centercom är ett systemutvecklingsbolag som sedan 1998 utvecklat digitala tjänster och lösningar åt privat och offentlig sektor. Exempel på kunder som använder digital maskning är Inspektionen för vård och omsorg (IVO) samt Tillväxtverket.
Mer info och anmälan till fri testperiod klicka här.
