Smartinfo har funnits i branschen i över 20 år och har stor erfarenhet när det gäller att digitalisera och hantera inkommande ostrukturerad information, framför allt åt banker, försäkringsbolag och finansbolag. Efter GDPR och Corona-pandemin har dock kunder från fler segment fått upp ögonen för Smartinfos tjänster, säger Bill Forssberg.
Samtiden digitaliseras i rasande fart, och digitala lösningar har under senaste åren blivit än mer aktuella, inte minst som en effekt av att coronapandemin ökade behovet av att arbeta på distans. Så gott som alla är överens om att framtiden kommer att fortsätta i digitaliseringens spår – men enligt både Erik Bohlin, grundare av Smartinfo, och Bill Forssberg, vd, gäller det att tänka efter.
– Som exempel kan vi nämna ett bolag som hade valt att digitalisera sin avtalshantering. När vi kom in i bilden efter ett par år kunde vi konstatera att flertalet av avtalen fortfarande var analoga.
Det visade sig att många av deras kunder inte var mogna att gå över till digitala avtal vilket gjorde att effektiviseringen uteblev. Det är här vi Smartinfo kan göra nytta genom att hjälpa till att även digitalisera det analoga flödet.
Resultatet blir en lösning där det inte spelar någon roll om avtalen kommer in digitalt eller analogt.
Vi har även träffat på bolag som digitaliserat delar av sin process, där de kvarstående delarna inte kan digitaliseras, till exempel av legala skäl. Har man då ingen komplett digitaliseringsstrategi riskerar man att resultatet blir ineffektivt.
– Ett bra exempel på detta är E-signering. Företag nyttjar effektivt lösningen för identifiering men sen skriver de ut avtalet, handlägger ärendet och arkiverar sedan dokumenten i pärmar precis som tidigare I stället för effektivisering så leder digitaliseringen till ytterligare arbetsmoment. Detta är inte helt ovanligt säger Erik Bohlin.
En säkrare hantering
Informationssäkerheten hos företag är även det ett ständigt aktuellt ämne och en stor anledning till att många vill digitalisera. Smartinfo erbjuder därför arkivkonverteringar där analoga arkiv konverteras till digitala. Detta gör informationen mer lättillgänglig samtidigt som man ökar säkerheten eftersom de analoga handlingarna kan arkiveras på en säkrare plats, mot till exempel brand, samtidigt som de digitala handlingarna både blir en arbetskopia och en backup.
Erik Bohlin berättar att ett digitaliserat arkiv även kommer med andra, stora fördelar. Till exempel kan handlingarna bli fritextsökbara och enklare att söka och navigera i – något som enligt honom själv är ett bevis på när digitalisering är som allra bäst. Flera av våra kunder kan nu göra handlingarna tillgängliga för sina kunder genom API-anrop från kundportalen direkt mot vår e-arkiv.
– Vi hade ett projekt med riksdagsarkivet när vi hade 500 böcker, 20,000 motioner och totalt 400,000 sidor som via en AI-robot konverterades till digitala dokument som skulle läggas upp på webben och göras tillgängliga även för blinda genom en text till tal-konvertering. Det var väldigt häftigt.
Bill Forssberg fyller i:
– Kraven på lättillgänglig och digital information kring allt från lån till ordrar och köp – allting – kommer ständigt att öka. Ingen vill behöva vänta eller kontakta en kundtjänst för att få tillgång till information, vare sig du är företagare eller privatperson. Därför är konverteringen till digitala lösningar ett måste.
Sårbarhet är en ytterligare anledning till att man bör digitalisera. Vi sprang på en fastighetsbyrå som i processen jobbade analogt och i samband med en brand försvann i stort sett all information status kring de objekt de jobbade med, detta till stor del eftersom de inte hade någon digital backup. Det är en positiv aspekt av digitalisering som också bör beaktas.
Många olika lösningar
Smartinfo har flera intressanta lösningar i sin produktportfölj; en som blivit rejält populär på senare tid är deras SmartMailRoom. Den innebär att organisationer kan omdirigera sin fysiska post så att den hamnar hos Smartinfo– som i sin tur digitaliserar den innan den skickas digitalt till företaget i önskat format. Dessutom kan standardiserade handlingar tolkas (läsas), vid behov, vare sig de är hand- eller maskinskrivna, och sedan klassificeras automatiskt. Att konvertera handskrivet till maskinskrivet görs med nästintill 100 procentig kvalitet – och för Smartinfo själva är det viktigt att deras kunder alltid kan lita på att det blivit helt korrekt.
– Vi har tolkat autogiroblanketter, som än idag är handskrivna, i över femton år. Det gör att vi kan garantera en bra leverans, förklarar Erik Bohlin.
– Vi har även vår ärendehanteringstjänst, SmartFlow, som hanterar alla former av inkommande ärenden. Fysiska dokument skannas till systemet, e-post hämtas in via Exchange-integration, webbformulär och e-signeringar tas in genom en API-integration. Tack vare detta får företag in all ostrukturerad kundinformation på ett ställe. Det ger en bra överblick, blir smidigare att hantera och gör att det blir enklare att följa GDPR-reglerna, förklarar Erik Bohlin.
Avslutningsvis nämner Bill Forssberg ytterligare en av deras populära tjänster, avtalshanteringstjänsten SmartContract. Där Smartinfo sticker ut är att de hjälper kunderna att digitalisera avtalen. Avtal som tidigare varit i fysisk form kan smidigt hanteras och digitaliseras, få metadata tillagd, bli OCR-behandlade så att de blir fritextsökbara och läggas in tillsammans med de redan digitala avtalen i systemet.
– Vi kan lägga in all form av information som önskas runt dessa avtal så att de blir enkla för medarbetarna att hitta. Du kan även få påminnelser kring omförhandlingar eller när det är dags att säga upp så att du inte glömmer. Sammanfattningsvis levererar vi med våra tjänster digitalisering som ger effekt och som är utvecklad över lång tid i nära samarbete med våra kunder
