Under coronapandemin har många företag gjort en digital utveckling som förväntades ta år på bara några månader. Hanteringen av avtal är inget undantag. Allt fler företag väljer att lämna föråldrade processer där anställnings-, kund- och leverantörsavtal signeras på papper för att istället sköta detta digitalt. Få har dock koll på vad som händer efter den digitala signeringen.
Detta menar QNOVA som sedan 2003 utvecklat och levererat smarta tjänster som digitaliserar företags avtal, bolagsdokument och arbetsflöden. För att möta utvecklingen med digital signering har företaget tagit fram tjänsten eAvtal där du som företagare kan skapa avtal online och samtidigt få tillgång till en digital signeringslösning genom den tillhörande tjänsten eSignering.
– Digital signering är väldigt utbrett i dag. Vi ser dock att en del av de företag som hakat på trenden inte har en struktur för hur dokumenten ska hanteras efter signeringen, och då har man ju bara effektiviserat processen till viss del, säger Martin Hjelte, sälj- och marknadsansvarig på QNOVA.
Ordning och reda bland avtalen
Signerade avtal måste struktureras upp, annars fyller inte den oorganiserade mappservern någon större funktion än den fysiska pärmen på kontoret menar Martin Hjelte.
– Med en tjänst som eAvtal skapas en ökad kontroll över avtalen då de sparas i systemet där alla berörda kan komma åt rätt dokument var man än befinner sig. För en företagsledare ger eAvtal en värdefull överblick. Systemet håller koll på uppsägningstider, omförhandling och andra viktiga datum för att säkerställa att ingenting faller mellan stolarna, säger han och fortsätter:
– Vi har hjälpt många företag att undvika onödig administration. Tydliga strukturer skapar en kultur av ordning och reda vilket alla företag och ledare efterfrågar.
Smidig implementation
För att skapa en sömnlös arbetsprocess löser QNOVA integrationer mot andra affärssystem, till exempel Fortnox.
Tjänsten finns som en standardmodul men kan även anpassas efter varje enskild kund. På så sätt kan branschspecifika avtal hanteras och följas upp i samma system som övriga avtal. Implementationen av eAvtal sker i nära samarbete mellan QNOVA och kunden, där en projektledare säkerställer att alla bitar är på plats innan systemet börjar användas skarpt i verksamheten.
– Med en färdig struktur för hur samtliga användare kommer jobba i systemet blir det en enkel implementering och en tydlighet kring vad som händer med avtal efter de har blivit eSignerade. Det förenklar även arbetet vid revision och ökar värdet på bolaget vid en framtida försäljning. Att komma bort helt från pappershantering innebär också en stor miljöbesparing. Det finns egentligen bara fördelar med att samla hela avtalscykeln i samma system, konstaterar Martin Hjelte.
Vill du skapa ordning och reda bland dina avtal? Få en personlig genomgång av eAvtal här.
Fakta om QNOVA
QNOVA digitaliserar företagens avtal, bolagsdokument och arbetsflöden för att spara pengar och skapa en mer modern arbetsmiljö. Förutom eAvtal och eSignering har QNOVA även tjänsterna eDokument som samlar kvalitetsdokument i en digital databas, eProcess som skapar digitala arbetsflöden, eFöretag som tillgängliggör bolagsdokument online samt eStyrelse som skapar struktur i det digitala styrelserummet.
