ANNONS:
Till Di.se
START BÖRS MARKNADSNYTT BEVAKNINGAR
ANNONS

Innehåll från 7A

Proffsets bästa tips: Så skapar du det perfekta eventet

  • Malin Wiberg på Posthuset 7A är proffs på att fixa event. Hon tycker det är viktigt att alltid ligga steget före och att anpassa lokalen efter eventet.

Kickoff, konferens eller fest.
Här är tipsen som får ditt nästa event att lyfta till nya nivåer.
– Det går inte bara att sätta folk i ett konferensrum och tro att alla plötsligt ska vara kreativa, man måste först skapa rätt förutsättningar, säger Malin Wiberg, enhetschef för Posthuset hos konferens- och kontorsaktören 7A.

Letar du lokal för ditt event eller nytt kontor? Läs mer om 7A Posthuset

Tillsammans med sitt team av projektledare genomför Malin Wiberg tusentals event årligen på 7A:s anläggningar runtom i Stockholm. Nu tar de sig an anrika Centralposthuset, som efter många år i glömska öppnats upp och ska bli huvudstadens nya mötesplats (se faktaruta).

– Det är en historisk och oroligt vacker byggnad med många typer av miljöer. Utifrån mitt event-perspektiv gillar jag verkligen variationen av alla olika rumstyper som finns i Posthuset med allt ifrån konferensrum med stora fönster och härligt ljusinsläpp till de inglasade innergårdarna, där det känns som att man är ute fast man är inne. Och Boberghallen förstås, som är väldigt elegant. Det är en unik miljö och känsla därinne, berättar Malin Wiberg.

”Vad är viktigast för dig?”
Trots att 7A fick nycklarna till fastigheten så sent som i december har de redan hunnit arrangera två större events i byggnaden: En middag för 200 personer samt mingel med drygt 1 200 deltagare. Varenda minut av i eventen planerades noga ihop med projektledare från 7A.

– Vår process startar tre-fyra veckor innan själva genomförandet där vi tillsammans med kund går igenom allt som de vill ha hjälp med. Ofta är det att planera in körschemat, vad som ska hända när under dagen: När ska folk få ta en bensträckare? När ska det serveras förtäring? Allt sådant måste komma på rätt plats så det blir en jämn energi under dagen. Sedan är vi är alltid på plats under hela bokningen och ser till att allt flyter på bra, från teknik, schemat för dagen in till minsta småsak, säger hon.

Viktigt ligga steget före
Oavsett om det är ett styrelsemöte på sex personer eller ett jättemingel som senast, hjälper en projektledare från 7A till och planerar så att eventet blir lyckat. Hos 7A är dessutom personalen på plats certifierade mötesrådgivare av branschorganisationen Svenska Möten.

– Det innebär att de gått en särskild utbildning där man i detalj lär sig att genomföra bra möten utifrån mötesledare, deltagare och gäster, vilket hjälper oss att hela tiden ligga steget före och specialanpassa varje event. Ska man exempelvis hålla en workshop ser vi till att möbleringen och miljön andas kreativitet. Är det en ”sitta och lyssna”-situation jobbar man på andra sätt, kanske ser till att ha täta pauser för att hålla uppe koncentrationen.

I dina ögon, hur mycket spelar miljön roll i hur lyckat ett event blir?
– Väldigt mycket, förstås. Överlag på våra anläggningar jobbar vi aktivt med att skifta miljöerna. Exempelvis kan konferensen vara i ett rum, lunchen intas i ett annat och middagen blir i ett tredje. Det skapar en helt annan energi och dynamik, vilket i slutändan gör eventet bättre.

Unika möjligheter
Med sina 17 000 kvadratmeter, där 3900 kvadrat är event- och konferensytor, blir Posthuset en av centrala Stockholms största – men också mest flexibla – konferensanläggningar, menar Malin:

– Det som gör oss unika är att vi kan skräddarsy alla bokningar och arrangera om våra olika delar av huset med kort varsel. I ena rummet kan du ha ett skiljedomsförfarande, i ett annat rum konferens, medan det i en tredje del pågår ett glatt mingel. Rummen utrustar vi efter de behoven som kunden har. Vi har ett möbleringsteam som i vissa fall kan ställa om en yta tre gånger under samma dag, det är en oerhörd stryka, som gör oss väldigt flexibla säger hon.

Och läget, tvärs över gatan mot Stockholm Centralstation, gör Posthuset extra attraktivt:

– Förutom att det är en central plats gör närheten till tåg och pendel att företag kan välja bort övernattning. Två heldagar där folk enkelt kan ta sig hem emellan, gör stor skillnad för många företag.

Malins tips för ett lyckat event: 
– Tydliggör mötets eller eventets syfte och mål.

– Fastställ en agenda.

– Ice breakers – exempelvis hjälper mingelkort till att införa ny energi på mötet.

– Tänk alltid ut ifrån deltagarens perspektiv, från början till slutet av genomförandet för att få ett bra flöde och inte missa något.

– Anpassa möbleringen utifrån syftet med mötet.

– Se till att gästerna kan byta miljö under dagen. Det skapar en helt annan energi och dynamik, vilket i slutändan gör eventet bättre.

– Se till att det alltid finns gott kaffe, god mat och ett bra wifi

Kontakta 7A om Posthuset direkt här

DETTA ÄR 7A POSTHUSET:

  • Ligger på Vasagatan i centrala Stockholm, ett stenkast från Stockholm Centralstation och Arlanda Express.
  • Invigdes 1903 med kunglig närvaro av Oscar II. Hit kom huvudstadens medborgare för att skicka brev, betala räkningar och skicka telegram. Den imponerande byggnaden är ett kulturarv, ritad av arkitekten Ferdinand Boberg. Den tidigare posthallen innanför entrén med marmorgolv och målade valv är döpt efter honom.

  • 7A förfogar över 17 000 kvadratmeter i huset med flexibla lokaler för både kontor och konferens med möjligheter att anpassa ytan efter behov.

  • I Posthuset erbjuds hyresgästerna möjlighet till:

– Flex Office, avskilda kontorsytor från 200 kvadratmeter och uppåt, för större företag som även är i behov av fullservice.

– Human Centric Workspace, arbetsplatser designade utifrån individens välmående och utveckling.

– Här finns uthyrningsbara kontorsytor till momsbefriade verksamheter.

– Möjlighet till konferens och event på totalt 3900 kvadratmeter på stadens mest centrala adress.

– Posthuset är en del av 7A Business Lounge, en av fyra möteslounger för kundbesök i Stockholms city.

FAKTA: 7A

  • Grundat 2006 av Fredrik Hultman och Bo Fuglsang, duon leder fortfarande företaget.
  • Erbjuder kontorslösningar, lounge samt lokaler för konferens och event.
  • Namnet kommer från företagets första kontorshotell på Strandvägen 7A.
  • Posthuset är företagets fjärde anläggning. Sedan tidigare finns 7A på Strandvägen, Odenplan och Centralen.

Artikeln är producerad av Brand Studio i samarbete med 7A och ej en artikel av Dagens industri

Vi använder cookies för att förbättra funktionaliteten på våra sajter, för att kunna rikta relevant innehåll och annonser till dig och för att vi ska kunna säkerställa att tjänsterna fungerar som de ska. Läs mer i vår cookiepolicy.
Läs mer