Läs mer om smidigare betalningar och effektivare uppföljningar 

Borttappade papperskvitton, oklara reseutlägg och krångliga processer för att godkänna.

Utläggshantering är ett gissel för många företag.

”Fastnar i pappershantering”

– Hur företag hanterar sin utläggsrapportering varierar stort. En del företag tenderar att fastna i en manuell pappershantering och behöver helt enkelt digitalisera för att lätta på arbetsbördan, säger Gustavo Molano, försäljningschef på Eurocard.

Enligt en studie som Eurocard gjort tillsammans med Kungliga Tekniska Högskolan i Stockholm kan digitala verktyg för utläggshantering och korthantering minska rapporteringstiden med 60 procent. Därmed frigörs tid och energi som medarbetarna istället kan lägga på företagets kärnverksamhet, vilket förstås är bra för affärerna.

– Det finns redan många välfungerande utläggshanteringssystem på marknaden som kan hjälpa företag att nå just de fördelarna. Många gånger är systemen skräddarsydda för att passa det specifika företaget, säger Gustavo Molano och fortsätter:

– Genom att jobba tillsammans med företagen och dess befintliga system kan vi hjälpa till att skapa unika, sömlösa och integrerade lösningar.

Vinsterna är uppenbara. Vad är det då som hindrar ett företag att ställa om utläggshanteringen till ett automatiserat flöde?

– Många verkar tro att det är svårt och tidskrävande och inte värt mödan. Så de väljer att skjuta på det eller avstå.

Så kommer du igång

Eurocard har tagit fram en lösning, utläggshanteraren, som gör det enkelt för företag att komma igång med att digitalisera sina utlägg: 

– Det är en service som gör det möjligt för företag, som inte har något utläggshanteringssystem, att digitalisera sin process – från betalning till bokföring, förklarar Gustavo Molano.

Det är en webbaserad tjänst där information om företagets alla kortköp samlas och uppdateras i realtid.

– Med utläggshanteraren behöver du ett företagskort från oss och Eurocard Pro-appen. Därefter kan du enkelt börja godkänna transaktioner direkt.

Få koll på utläggen

När du använder Eurocards företagskort för ett utlägg syns betalningen direkt i appen. Du parar ihop kvittot – som du enkelt kan scanna – med rätt transaktion och rapporterar utlägget i appen, där det skickas till den ansvarige för godkännande.

Som chef eller ekonomiansvarig kan du:

• Se vilka utlägg som är rapporterade och som är på väg in.

• Kategorisera och godkänna utlägg; varje köp är redan kopplat till rätt kvitto och du slipper jaga medarbetare för kompletterande uppgifter.

• Enkelt skicka godkända utlägg vidare till företagets ekonomisystem.

Så ersätter ni papperskvitton

Trött på papperskvitton?

Eurocard har också tagit fram ett erbjudande för att hjälpa företag att ersätta papperskvitton med digitala kvitton: Smarta kvitton.

– Bara tänk er, när en anställd gör ett köp skapar handlaren en digital version av kvittot i sitt system. Det digitala kvittot skrivs sedan ut som en analog version, som den anställde sedan måste digitalisera om för att kunna göra sin utläggsrapport. Vilken omväg, säger Gustavo Molano.

Smarta kvitton hjälper företag att ersätta papperskvitton med digitala kvitton. Det gör att den där omvägen istället blir en genväg och det blir lättare för företaget att hävda sig i konkurrensen. En genväg som inte enbart sparar tid och energi, men också pengar.

– Oavsett om företaget är stort eller litet, har ett eget system för utläggshantering eller inte – Eurocards lösningar fungerar för alla företag, säger Gustavo Molano.

Läs mer om smidigare betalningar och effektivare uppföljningar